Stała pensja nie oznacza rezygnacji z obowiązku rozliczania nadgodzin. Jeśli pracownik przepracuje więcej niż wynika z normy czasu pracy, należy mu się dodatkowe wynagrodzenie – nawet jeśli ma ustaloną stałą pensję miesięczną. W tym artykule wyjaśniamy, jak zgodnie z przepisami obliczyć nadgodziny przy stałej pensji.
Kodeks pracy a nadgodziny
Zgodnie z art. 151 § 1 Kodeksu pracy, pracą w godzinach nadliczbowych nazywamy każdą pracę wykonywaną ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z przyjętego systemu i rozkładu czasu pracy.
Oznacza to, że nadgodziny występują w dwóch sytuacjach:
- gdy pracownik przekroczy normę dobową (zazwyczaj jest ona równa 8 godzinom, ale w niektórych przypadkach, np. pracowników posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub pracowników medycznych ta wartość może być inna) lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy w równoważnym systemie czasu pracy),
- gdy przekroczony zostaje przeciętny 40-godzinny tygodniowy wymiar pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (np. miesięcznym, kwartalnym).
Co ważne, nadgodziny pracownika są prawnie dopuszczalne wyłącznie w określonych sytuacjach. Przede wszystkim muszą być uzasadnione koniecznością prowadzenia akcji ratowniczej (np. w celu ochrony życia lub zdrowia, mienia albo środowiska, czy usunięcia awarii) lub szczególnymi potrzebami pracodawcy. Ten drugi przypadek jest najczęstszy w codziennej działalności firm, ale wymaga rozsądnego i udokumentowanego uzasadnienia, ponieważ może zostać zakwestionowany podczas kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy.
Warto również pamiętać, że zgodnie z art. 151 § 3 Kodeksu pracy, roczna liczba godzin nadliczbowych nie może przekroczyć 150 godzin dla jednego pracownika – chyba że w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub umowie o pracę wskazano wyższy limit nadgodzin (art. 151 § 4).
Dodatek za nadgodziny
Za pracę w godzinach nadliczbowych przysługują dodatki do wynagrodzenia. Zgodnie z art. 151^1 § 1 Kodeksu pracy, oprócz pensji zasadniczej pracownikowi należy się:
- dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia za nadgodziny przypadające w porze nocnej, w niedziele i święta (jeśli nie są dla pracownika dniami pracy), a także za nadgodziny w dniu wolnym udzielonym w zamian za pracę w niedzielę lub święto,
- dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia za pozostałe godziny nadliczbowe, czyli np. te przypadające w zwykłe dni robocze poza porą nocną.
Zamiast wypłaty dodatku za przepracowane godziny nadliczbowe, możliwe jest również udzielenie pracownikowi czasu wolnego. Art. 151^2 § 1–2 przewiduje dwa warianty: jeśli z wnioskiem o wolne wystąpił pracownik, przysługuje mu ono w wymiarze 1:1. Jeśli decyzja należy do pracodawcy, czas wolny za nadgodziny musi zostać udzielony w stosunku 1:1,5 – czyli za każdą nadgodzinę pracownik powinien otrzymać 1,5 godziny wolnego. W każdym przypadku taka rekompensata powinna być udzielona w ramach obowiązującego okresu rozliczeniowego i nie może powodować obniżenia pensji zasadniczej.
Stała pensja a podstawa wynagrodzenia za nadgodziny
Zgodnie z art. 151^ 1 § 3 Kodeksu pracy, podstawą obliczenia dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych jest wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika określonego stawką godzinową lub miesięczną. Jeżeli taki składnik nie został wyodrębniony w umowie lub regulaminie wynagradzania, wówczas podstawę stanowi 60% wynagrodzenia.
Należy pamiętać, że wspomniane wynagrodzenie to nie tylko stała stawka zasadnicza, ale również niektóre dodatki. Wokół tematu dodatków często pojawiają się niejasności – które z nich faktycznie należy uwzględniać przy wyliczaniu stawki godzinowej, a które nie? Do podstawy wlicza się te dodatki, które mają stały i powtarzalny charakter oraz wynikają z osobistego zaszeregowania pracownika.
Przykładowo, mogą to być:
- dodatek funkcyjny,
- dodatek stażowy,
- dodatek za pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.
Z kolei nie wlicza się do podstawy takich elementów jak:
- premie uznaniowe lub zadaniowe,
- jednorazowe nagrody,
- dodatki za pracę w nocy czy święta (są naliczane osobno),
- inne zmienne świadczenia.
W szczególnych przypadkach, gdy pracownik wykonuje pracę stale poza zakładem pracy – np. jako przedstawiciel handlowy czy inspektor terenowy – dopuszczalne jest zastąpienie dodatku za nadgodziny ryczałtem. Jak wynika z art. 151^1 § 4 KP, taki ryczałt musi odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.
Stała pensja a nadgodziny – jak obliczyć krok po kroku?
Obliczanie wynagrodzenia za nadgodziny trzeba zacząć od ustalenia, ile godzin pracy przypada do przepracowania w danym miesiącu – jest to tzw. miesięczny wymiar czasu pracy. Wynika on z art. 130 § 1 Kodeksu pracy i można go ustalić według wzoru:
liczba pełnych tygodni × 40 godzin (norma średniotygodniowa)* + liczba dni roboczych poza pełnymi tygodniami × 8 godzin (norma dobowa)* – 8 godzin (norma dobowa)* za każde święto przypadające w dniu innym niż niedziela
* Mogą wystąpić sytuacje, w których norma dobowa i średniotygodniowa przybiorą inne wartości, np. w przypadku pracowników posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub pracowników medycznych).
Na przykład w maju 2025 mamy 4 pełne tygodnie, 2 dni przypadające poza pełnymi tygodniami oraz dwa święta – 1 maja (czwartek) oraz 3 maja (sobota). Dlatego miesięczna norma czasu pracy wynosi:
4 × 40 godz. + 2 × 8 godz. – 2 × 8 godz. = 160 godz. + 16 godz. – 16 godz. = 160 godz.
Następnie porównujemy wymiar do przepracowania z rzeczywistym czasem pracy pracownika. Załóżmy, że pracownik w maju przepracował 174 godziny. Różnica między przepracowanymi a wynikającymi z wymiaru godzinami wynosi 14 godzin – to właśnie godziny nadliczbowe, które należy odpowiednio rozliczyć.
Kolejnym krokiem jest obliczenie stawki godzinowej. Jeśli wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosi 5600 zł brutto miesięcznie, to przy 160 godzinach wymiaru miesięcznego daje to stawkę: 5600 ÷ 160 = 35,00 zł brutto za godzinę.
Na koniec dzielimy nadgodziny na te, które kwalifikują się do dodatku 50%, i te, które wymagają dodatku 100%. Załóżmy, że 10 godzin zostało przepracowanych w zwykłe dni robocze (np. poniedziałki i środy po godzinach), a 4 godziny przypadły na pracę w sobotę, która była dla pracownika dniem wolnym zgodnie z rozkładem czasu pracy.
Zatem wynagrodzenie za nadgodziny razem z dodatkami wyniesie:
10 × 35 zł + (10 × 35 zł) × 50% = 350 zł + 175 zł = 525 zł brutto
4 × 35 zł + (4 × 35 zł) × 100% = 140 zł + 140 zł = 280 zł brutto
525 zł + 280 zł = 805,00 zł brutto
Oczywiście w miejsce wypłaty dodatków możliwy jest odbiór nadgodzin w formie czasu wolnego. W szczególności praca w sobotę (dzień wolny z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy), wymaga udzielenia pracownikowi innego dnia wolnego od pracy. Zastąpienie dnia wolnego w zamian za pracę w sobotę wynagrodzeniem jest możliwe wyłącznie w sytuacjach wyjątkowych.
Jak uprościć rozliczanie nadgodzin pracownika?
Rozliczanie nadgodzin przy stałej pensji nie musi być skomplikowane ani czasochłonne – pod warunkiem, że korzystamy z odpowiednich narzędzi. Zamiast żmudnego przeliczania godzin w arkuszach i ręcznego prowadzenia ewidencji, warto sięgnąć po systemy, które robią to za nas automatycznie. Jednym z rozwiązań, które świetnie sprawdza się w codziennej pracy kierowników i pracodawców, jest Kadromierz.
To intuicyjny program do układania grafików, rejestrowania czasu pracy i rozliczania nadgodzin zgodnie z Kodeksem pracy. System na bieżąco wylicza wymiar czasu pracy na dany miesiąc i monitoruje ewentualne przekroczenia. Automatyczne raporty i zestawienia ułatwiają przygotowanie listy płac i eliminują ryzyko błędów.
Dzięki takim narzędziom jak Kadromierz można znacząco odciążyć zarówno dział kadr, jak i osoby odpowiedzialne za grafik i ewidencję czasu pracy – a przy okazji mieć pewność, że wszystko odbywa się zgodnie z przepisami.
