W sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę poza siedzibą firmy, gdzie pracodawca nie ma możliwości codziennej kontroli czasu pracy swoich pracowników, bardzo trudno jest prowadzić prawidłowo ewidencję czasu pracy. Rozwiązaniem w tej sytuacji będzie tzw. ryczałt za nadgodziny. Dowiedz się, komu przysługuje i kiedy jest wypłacany.
Czym jest praca w godzinach nadliczbowych?
Pracownika zatrudnionego na etacie obowiązuje określony wymiar czasu pracy. Kodeks pracy określa, że norma dobowa wynosi 8 h, a przeciętna norma tygodniowa w okresie rozliczeniowym to 40 h. Praca wykonywana ponad przyjęty standard traktowana jest jako godziny nadliczbowe. Łączna liczba nadgodzin w ciągu roku nie powinna przekraczać 150 h, chyba że pracodawca ustali inny limit w przepisach wewnętrznych. Pracodawca nie może z góry zaplanować pracy w godzinach nadliczbowych – ich wystąpienie powinno być wyjątkiem, nie regułą.
Sprawdź, kto nie może pracować w nadgodzinach.
Ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych należy się czas wolny, wypłata wynagrodzenia zasadniczego z dodatkiem w wysokości 50% lub 100% należnego wynagrodzenia. Art.151[1] § 4 Kodeksu pracy stanowi, że w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem, o którym mowa w § 1, może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Wprowadzenie ryczałtu nie zwalnia pracodawcy od przestrzegania czasu pracy w zakresie nadgodzin, które zasadniczo nie mogą przekroczyć 150 godzin rocznie oraz 48 godzin pracy średniotygodniowo.
Komu przysługuje ryczałt za nadgodziny?
Ryczałt za nadgodziny to forma zapłaty dozwolona w stosunku do pracowników stale wykonujących pracę poza zakładem pracy. Dotyczy to zwłaszcza pracowników, którzy świadczą pracę w różnych jednostkach poza zakładem pracy, np. dojeżdżając do klientów, w lokalizacjach zdefiniowanych jako obszar lub w zależności od miejsca realizowania inwestycji.
Typowymi zawodami, w których jest uzasadnione zastosowanie ryczałtu za nadgodziny, są przedstawiciele handlowi i medyczni, serwisanci, kierowcy, akwizytorzy bądź też agenci nieruchomości.
Przesłanką wprowadzenia ryczałtu za nadgodziny jest utrudniona kontrola dokładnej liczby godzin nadliczbowych przepracowanych przez pracownika, a problem taki nie występuje w przypadku pracowników pracujących stale w zakładzie pracy.
Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego z dnia 19 maja 2004 r. I PK 630/03, wymóg stałości nie oznacza, że praca musi być wykonywana wyłącznie lub bez przerwy poza zakładem pracy. Wystarczy, że praca poza zakładem pracy wykonywana jest w powtarzających się, zaplanowanych okresach np. 5 dni w miesiącu lub w przeważającej części Oznacza to, że pracownicy, którzy mają w umowie o pracę miejsce pracy określone jako siedziba pracodawcy lub inna konkretna jednostka pracodawcy, ale zazwyczaj regularnie świadczą pracę poza zakładem pracy, również mogą zostać objęci ryczałtem za nadgodziny.
Zasady przyznawania i ustalania ryczałtu za godziny nadliczbowe powinny być zamieszczone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub innych wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy. Jeżeli w danym zakładzie pracy takowe nie obowiązują, to odpowiedni zapis powinien znaleźć się w umowie o pracę. Kwestia ryczałtu jest uzgadniana indywidualnie dla każdego pracownika.
W tym samym orzeczeniu SN uznał, że ryczałt nie może być stosowany w stosunku do kierowcy lokalnego, którego obecność w zakładzie pracy jest wymagana codziennie – zarówno przy rozpoczęciu, jak i zakończeniu pracy, gdyż w takim przypadku pracodawca ma możliwość ewidencjonowania czasu pracy pracownika.
Ewidencja czasu pracy w godzinach nadliczbowych
Zasadniczo wprowadzenie ryczałtu zwalnia pracodawcę z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy, gdyż ryczałt za nadgodziny zastępuje dokładne wyliczenia dotyczące nadgodzin z powodu problemów z dokładnym określeniem ram pracy, wynikających ze świadczenia pracy poza zakładem pracy.
Zdanie to potwierdził wspomniany wyrok Sądu Najwyższego – ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy (art. 149 § 2 KP) wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu pracy, ale dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wysoce utrudniona.
W związku z powyższym nie zawsze pracodawca wypłacający ryczałt za nadgodziny może być zwolniony z prowadzenia ewidencji czasu pracy – czemu co do zasady wprowadzenie ryczałtu miało służyć. Dla celów dowodowych, w przypadku roszczeń pracownika, powinien taką ewidencję prowadzić. W razie sporu pracodawca będzie musiał udowodnić, że żądanie pracownika jest bezpodstawne, co w przypadku braku ewidencji będzie niemożliwe.
Jak obliczyć kwotę ryczałtu za nadgodziny?
Ustalając kwotę ryczałtu za nadgodziny, pracodawca powinien oprzeć się na przeciętnej ilości wypracowanych nadgodzin przez danego pracownika lub grupę pracowników na danym stanowisku w określonym czasie. Znając średnią liczbę, może ustalić kwotę ryczałtu za nadgodziny, który podobnie jak wynagrodzenie zasadnicze, powinien być wypłacany co miesiąc. Zapis określający termin wypłaty i kwotę ryczałtu powinien znaleźć się w umowie o pracę lub w aneksie do umowy. Jeżeli ryczałt za nadgodziny dotyczy nadgodzin powstałych z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, np. gdy pracownik wykonuje pracę w sobotę, to można wypłacić go na koniec okresu rozliczeniowego.
Ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych nie pozbawia pracownika prawa do żądania dodatku do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli pracował on w wyższym wymiarze, niż wynika to z ustalonego ryczałtu. Kwestię dodatku do wynagrodzenia pracownika reguluje art. 151 KP. W sytuacji, gdyby faktyczny wymiar nadgodzin okazał się wyższy niż zakładany przy ustalaniu ryczałtu, pracownik może ubiegać się o dopłatę (wyrok SN z dnia 11 czerwca 1971 r. III PZP 15/71).
Istotnym dla pracownika jest też fakt, że nieprzepracowanie liczby godzin, za które wypłacono ryczałt, nie rodzi konieczności zwrotu nadpłaconego ryczałtu. Taka sytuacja nie uprawnia również pracodawcy do zaliczenia nadpłaconego ryczałtu na poczet przyszłych godzin nadliczbowych, w kolejnym okresie rozliczeniowym. Natomiast kwota ryczałtu może być pomniejszona proporcjonalnie do czasu nieobecności np. zwolnienia lekarskiego.
Zobacz, jak obliczyć wynagrodzenie za nadgodziny
Ryczałt za nadgodziny w dniu wolnym od pracy
Praca w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (zazwyczaj jest to sobota), powinna być rekompensowana co do zasady wyłącznie innym całym dniem wolnym. Należy go udzielić w terminie uzgodnionym z pracownikiem, najpóźniej do końca danego okresu rozliczeniowego. Jeśli jednak podwładny wykonywał swe obowiązki służbowe w sobotę w wymiarze wyższym niż 8 h, to godziny przekraczające ten pułap – jako nadgodziny wynikające z przekroczenia dobowej normy czasu pracy – zrekompensowane będą w ramach wyznaczonego ryczałtu.
