Kwartalne lub kilkumiesięczne okresy rozliczeniowe dają możliwość rozłożenia pracy w dłuższej perspektywie. W praktyce oznacza to, że w miesiącach, w których występuje mniejsze zapotrzebowanie na pracę, planuje się pracownikom mniejszą liczbę godzin pracy, a wtedy, kiedy pracy jest więcej, większą. Jednak i w takim przypadku może dojść do wypracowania nadgodzin. Sprawdź, kiedy należy je rozliczać.
Czym jest okres rozliczeniowy?
Jest to okres, na podstawie którego można sprawdzić, czy planowany czas pracy nie przekracza norm czasu pracy, a także rozliczyć czas pracy pracownika. Okres rozliczeniowy jest ściśle powiązany z czasem pracy i jego rozliczaniem. Zgodnie z art. 129 § 1 KP czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, nieprzekraczającym zasadniczo 4 miesięcy. Systemy czasu pracy sprawdź, co powinieneś wiedzieć.
4-miesięczny okres rozliczeniowy a nadgodziny
Zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy, pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad dobowy przedłużony wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy.
W związku z tym nadgodziny dzielą się na dwa rodzaje:
- dobowe — występują po przekroczeniu normy dobowej lub przedłużonego wymiaru dobowego wynikającego z obowiązującego rozkładu;
- średniotygodniowe — występują po przekroczeniu przeciętnej normy tygodniowej. Ich ustalenia dokonuje się na zakończenie danego okresu rozliczeniowego. Dopiero wtedy możliwe jest porównanie godzin faktycznie przepracowanych z godzinami obowiązującymi do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym.
Nadgodziny dobowe rozliczane są na bieżąco, czyli w danym miesiącu wraz z najbliższym wynagrodzeniem, natomiast tygodniowe rozlicza się na koniec okresu rozliczeniowego – bez względu czy trwa on trzy, cztery miesiące czy rok.
Należy pamiętać, że ich powstawanie powinno być okazjonalne. Do takich sytuacji zaliczane są nagłe zdarzenia losowe, które wymagają przeprowadzenia akcji ratowniczej, ochrony mienia lub środowiska oraz usunięcia awarii. Wyjątkiem są również szczególne potrzeby pracodawcy np. konieczność zastępstwa pracownika chorego, urlop na żądanie lub większe zapotrzebowanie na pracę niż było przewidziane w momencie planowania.
Rozliczanie godzin nadliczbowych – czas wolny
W sytuacji, gdy po zakończeniu okresu rozliczeniowego wystąpią przekroczenia średniotygodniowe, należy je zrekompensować: udzieleniem czasu wolnego (na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy) lub wypłatą dodatków.
Udzielenie czasu wolnego w zamian z pracę w godzinach nadliczbowych może nastąpić:
- na wniosek pracownika w proporcji 1:1 – tj. za jedną godzinę pracy nadliczbowej jedna godzina czasu wolnego (nie ma ograniczenia co do terminu, w którym czas wolny za nadgodziny na wniosek pracownika ma być udzielony, choć istnieje pogląd wśród praktyków prawa pracy, aby czas pracy rozliczać jedynie w obrębie okresu rozliczeniowego),
- decyzją pracodawcy w proporcji 1:1,5 – tj. za jedną godzinę pracy nadliczbowej – półtorej godziny czasu wolnego (najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego).
Wynagrodzenie za nadgodziny
Zgodnie z Kodeksem pracy za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje także dodatek:
- 100% za pracę w nocy; w niedziele i święta, niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy; w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
- 50% za pracę w dni powszednie, w niedziele i święta będące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
12-miesięczny okres rozliczeniowy a nadgodziny
Kodeks pracy pozwala na wydłużenie okresu rozliczeniowego do maksymalnie 12 miesięcy. Warunkiem jego wprowadzenia jest uzasadnienie tej potrzeby przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy. Mogą to być np. przesłanki wynikające z atmosferycznych uwarunkowań wykonywania określonych prac lub ich sezonowego zapotrzebowania, albo kwestie techniczne – np. metody produkcji czy wytwarzania.
Jako przykład może posłużyć firma produkująca ozdoby świąteczne na Boże Narodzenie. Z uwagi na sezonowe natężenie pracy, które jest zmienne i najmniejsze w I kwartale roku, pracodawca może wydłużyć okres rozliczeniowy do roku. Dzięki temu będzie mógł polecić pracownikom pracę w większym wymiarze w okresach natężenia zamówień i zapotrzebowania na ozdoby, a zmniejszyć jej ilość w miesiącach przestoju.
Na koniec tego okresu pracodawca jest zobowiązany rozliczyć czas przepracowany przez pracowników. Jeżeli pokrywa się on z rokiem kalendarzowym, stosownego rozliczenia należy dokonać na koniec grudnia bieżącego roku.
