W celu obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy oprócz wynagrodzenia zasadniczego należy uwzględnić także m.in. zmienne składniki wynagrodzenia. Jak obliczyć ekwiwalent za urlop, uwzględniając pracę w nadgodzinach?
Kiedy przysługuje ekwiwalent za urlop?
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje pracownikowi wyłączne w sytuacji, gdy umowa o pracę wygasa lub zostaje rozwiązana. Otrzymanie go nie jest możliwe, jeśli stosunek pracy nadal trwa. W takiej sytuacji pracodawca powinien udzielić dni wolnych, kiedy tylko będzie to możliwe. Prawo do zaległego urlopu przepada jednak po 3 latach, dlatego powinniśmy pamiętać o jak najszybszym jego wykorzystaniu.
W przypadku podpisania kolejnej umowy zaraz po wygaśnięciu poprzedniej, ekwiwalentu pieniężnego się nie wypłaca. Obie strony umowy mogą ustalić wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego podczas trwania kolejnego okresu zatrudnienia.
Zobacz, co musisz wiedzieć o wypowiedzeniu umowy.
Czego nie wlicza się do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego?
Podczas obliczania podstawy wynagrodzenia za urlop i ekwiwalentu nie uwzględnia się:
- jednorazowych wypłat za wykonanie określonego zadania,
- wynagrodzenia za przysługującego za czas gotowości do pracy lub przestoju niezawinionego przez pracownika,
- nagród jubileuszowych,
- wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego lub innej usprawiedliwionej nieobecności,
- wypłaconego ekwiwalentu za poprzedni zaległy urlop wypoczynkowy,
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy,
- kwoty wyrównującej pensję do wysokości minimalnego wynagrodzenia,
- nagrody pochodzące z zakładowego funduszu nagród,
- dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
- dodatku za udział w zysku lub nadwyżce bilansowej,
- odpraw pieniężnych, w tym odpraw emerytalnych lub rentowych,
- odszkodowania z tytułu rozwiązania umowy o pracę,
- w przypadku radców prawnych: dodatkowego wynagrodzenia z tytułu zastępstwa sądowego.
Nadgodziny a wynagrodzenie urlopowe
Zasadniczo godziny nadliczbowe nie zostały wskazane w rozporządzeniu jako element, którego nie należy uwzględnić podczas wyliczania wynagrodzenia za urlop. Zatem teoretycznie powinny być one brane pod uwagę i wliczane do podstawy wymiaru.
Sprawę komplikuje jednak § 8 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Znajdziemy tam informację, że w wynagrodzeniu urlopowym należy uwzględnić wyłącznie składniki wynagrodzenia przysługujące za okres 1 miesiąca.
Zatem decyzja na temat tego czy godziny nadliczbowe powinny być brane pod uwagę podczas obliczania wynagrodzenia za urlop, czy też nie, zależy w dużej mierze od długości okresu rozliczeniowego, który obowiązuje danego pracownika.
W przypadku, gdy za okres rozliczeniowy uznaje się miesiąc, wówczas nadgodziny wlicza się do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, natomiast gdy okres rozliczeniowy jest dłuższy – nie należy uwzględniać godzin nadliczbowych.
Nadgodziny a ekwiwalent pieniężny
W odróżnieniu od wynagrodzenia urlopowego do podstawy ekwiwalentu za urlop należy wliczyć także zmienne składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc. Zatem oprócz składników stałych wynagrodzenia (określonych w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu) i zmiennych obejmujących maksymalnie okres 1 miesiąca należy dodać m.in. premie (kwartalne/półroczne/roczne), jak również nadgodziny średniotygodniowe.
Obliczanie ekwiwalentu pieniężnego za urlop
Pierwszym krokiem przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop jest ustalenie podstawy jego wymiaru. Zatem zgodnie z powyższymi wskazówkami uwzględniamy składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej, a także zmienne składniki wynagrodzenia.
Należy pamiętać, że jeżeli stosunek pracy zostanie przerwany w trakcie miesiąca, wówczas przy obliczaniu ekwiwalentu bierzemy pod uwagę pełną stawkę wynagrodzenia miesięcznego zawartą w umowie, a nie wynagrodzenie przysługujące za przepracowaną część miesiąca.
W przypadku zmiennych składników wynagrodzenia przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego należy wziąć pod uwagę średnią kwotę ustaloną na podstawie 3 miesięcy (za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc) lub 12 miesięcy (za okresy dłuższe niż 1 miesiąc) poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.
Następnie należy wyliczyć współczynnik ekwiwalentu, który ustala się osobno dla każdego roku kalendarzowego. Jego wysokość jest zależna od łącznej liczby dni wolnych w danym roku. W roku 2022 wynosi on 20,93 → (365 dni – 9 dni świątecznych – 53 dni wolne – 52 niedziele): 12 = 20,92.
Kolejnym krokiem będzie obliczenie ekwiwalentu za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu. Aby to zrobić, należy podzielić podstawę wymiaru ekwiwalentu przez otrzymany współczynnik, a otrzymany wynik podzielić przez dobowy wymiar czasu pracownika. W podstawowym systemie czasu pracy wynosi on zwykle 8 godzin. Uzyskaną liczbę mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Zobacz, jak szczegółowo obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
