Rozliczenie czasu pracy w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym może być dla działu kadrowo-płacowego trudniejszym zadaniem niż przy miesięcznym okresie. Z poniższego artykułu dowiesz się, jak prawidłowo rozliczyć trzymiesięczny czas pracy, aby uniknąć błędów i zapewnić zgodność z Kodeksem pracy.
Rozliczenie czasu pracy w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym może być dla działu kadrowo-płacowego trudniejszym zadaniem niż przy miesięcznym okresie. Z poniższego artykułu dowiesz się, jak prawidłowo rozliczyć trzymiesięczny czas pracy, aby uniknąć błędów i zapewnić zgodność z Kodeksem pracy.
Czym jest trzymiesięczny okres rozliczeniowy?
Trzymiesięczny okres rozliczeniowy to sposób organizacji czasu pracy, który pozwala na optymalne planowanie harmonogramów pracy oraz rozliczenie czasu pracy pracowników. Przy jego zastosowaniu pracodawcy nie obowiązują wymiary czasu pracy w ogólnych miesiącach, lecz wymiar obowiązujący w całym trzymiesięcznym okresie. W 2024 roku wynosi:
- od 1 stycznia do 31 marca – 504 godziny,
- od 1 kwietnia do 30 czerwca – 488 godzin,
- od 1 lipca do 30 września – 520 godzin,
- od 1 października do 31 grudnia – 496 godzin.
Trzymiesięczny okres rozliczeniowy a normy i wymiar czasu pracy
Okres rozliczeniowy jest ściśle powiązany z rozliczaniem czasu pracy. Zgodnie z art. 129 § 1 Kodeksu pracy (KP) czas pracy pracownika w systemie podstawowym nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, nieprzekraczającym 4 miesięcy. Oczywiście dobową normę czasu pracy można wydłużyć zgodnie z zasadami obowiązującymi w innych systemach czasu pracy, jednak z zachowaniem przeciętnie 40-godzinnego tygodnia pracy.
Trzymiesięczny okres rozliczeniowy daje możliwość jeszcze bardziej elastycznego planowania czasu pracy. Można w nim wydłużyć wymiar czasu pracy w jednym miesiącu, a skrócić następnego miesiąca w danym okresie rozliczeniowym. Przydaje się zwłaszcza, gdy w jakimś miesiącu przypada szczyt sezonu np. w okresie rozliczeniowym od lipca do września – miesiąc lipiec i sierpień są intensywne, a wrzesień spokojny. Wymiar czasu pracy dla tych 3 miesięcy wynosi 520 h, które można rozłożyć na poszczególne miesiące w zależności od zapotrzebowania – przykładowo lipiec – 200 h, sierpień – 180 h, wrzesień – 140 h. Należy jednak pamiętać, że nie można naruszać przepisów o odpoczynku dobowym czy tygodniowym oraz przekraczać limitu nadgodzin.
Rodzaje okresów rozliczeniowych czasu pracy
W zależności od wybranego systemu czasu pracy prawo dopuszcza stosowanie następujących okresów rozliczeniowych o długości:
- do 4 miesięcy w stosunku do systemów czasu pracy: podstawowego, zadaniowego oraz przerywanego,
- 1 miesiąca w równoważnym systemie czasu pracy, w przypadku skróconego tygodnia czasu pracy lub pracy weekendowej,
- do 4 tygodni w przypadku pracy w ruchu ciągłym.
Przepisy Kodeksu pracy umożliwiają wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy, jeśli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub związanymi z organizacją pracy. Mogą one obejmować:
- szczególne potrzeby pracodawcy wynikające m.in. z czynników atmosferycznych wpływających na wykonywanie określonych prac,
- sezonowe zapotrzebowanie na pracowników,
- kwestie techniczne.
Trzymiesięczny okres rozliczeniowy a nadgodziny
W trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym czasu pracy mogą wystąpić dwie sytuacje, w których powstają nadgodziny:
- Nadgodziny dobowe – powstają w wyniku przekroczenia dobowej normy czasu pracy (np. 8 godzin) w danym dniu.
- Nadgodziny średniotygodniowe – występują, gdy w trakcie całego okresu rozliczeniowego dochodzi do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy (np. 40 godzin).
Sprawdź, czy nadgodziny można planować.
Nadgodziny dobowe w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym
Nadgodziny dobowe rozliczane są na bieżąco, czyli w danym miesiącu wraz z najbliższym wynagrodzeniem. Pamiętaj jednak, że powstawanie nadgodzin dobowych powinno być okazjonalne i wynikać z sytuacji losowych, wymagających np. usunięcia awarii, ochrony mienia lub środowiska.
Nadgodziny średniotygodniowe w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym
Nadgodziny średniotygodniowe rozlicza się na koniec okresu rozliczeniowego (w przypadku trzymiesięcznego okresu – na koniec trzeciego miesiąca). Dopiero wtedy możliwe jest porównanie godzin faktycznie przepracowanych z godzinami obowiązującymi do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym.
Jak rozliczyć nadgodziny w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym?
Dodatek za nadgodziny dobowe wypłaca się wraz z wynagrodzeniem w miesiącu, w którym powstały. Nadgodziny średniotygodniowe rozlicza się na koniec okresu rozliczeniowego, bez względu na czas jego trwania.
Wynagrodzenie za nadgodziny
W godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie, a także:
- 100% dodatku do wynagrodzenia:
- za pracę w nocy;
- w niedziele i święta, niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
- w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
- za każdą godzinę pracy nadliczbowej z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje prawo do dodatku w wysokości określonej w § 1.
- 50% dodatku do wynagrodzenia we wszystkich pozostałych przypadkach m.in.: za nadgodziny dobowe w dni powszednie, soboty, niedziele i święta będące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Czas wolny za godziny nadliczbowe na wniosek pracownika
Jeśli pracownik woli skorzystać z czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych, zamiast dodatku do wynagrodzenia, może złożyć stosowny wniosek. Czas wolny wówczas udzielany jest w proporcji 1:1. Oznacza to, że za jedną godzinę pracy nadliczbowej przysługuje mu jedna godzina wolnego. Termin odbioru nadgodzin musi nastąpić w bieżącym okresie rozliczeniowym.
Czas wolny z inicjatywy pracodawcy
W przypadku, gdy to pracodawca udziela czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych, rekompensata przysługuje w proporcji 1:1,5. Oznacza to, że za jedną godzinę pracy nadliczbowej pracownik otrzyma 1,5 godziny czasu wolnego. Wolne musi być udzielone najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego.
Przykład – rozliczanie nadgodzin w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym
Pan Jan pracuje w systemie podstawowym, w pełnym wymiarze czasu pracy i 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Od kwietnia do czerwca 2024 r. obowiązuje wymiar czasu pracy wynoszący 488 godzin.
- w kwietniu przepracował 168 h wynikających z jego rozkładu czasu pracy + 4 h (nadgodziny dobowe), za które otrzymał wynagrodzenie + dodatek do wynagrodzenia w wysokości 50%,
- w maju wziął tygodniowy urlop (40 h), oraz pracował 8 h w święto 1 maja, za które otrzymał wynagrodzenie i 100% dodatku do wynagrodzenia. Łącznie przepracował 120 h + 8 h nadliczbowych.
- w czerwcu przepracował 170 godzin (160 h zgodnie z rozkładem czasu pracy oraz 10 h za nadgodziny dobowe).
Pan Jan nie skorzystał z dnia wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych.
Aby obliczyć, ile nadgodzin średniotygodniowych Jan przepracował od kwietnia do czerwca, należy w pierwszej kolejności obliczyć, o ile godzin obniżony został wymiar czasu pracy przez zastosowanie urlopu.
488 h – 40 h (5 dni x 8 h) = 448 h
Teraz należy obliczyć, ile godzin łącznie przepracował:
168 h + 4 h + 120 h + 8 h + 160 h + 10 h = 470 h
470 – 448 = 22 h
Za nadgodziny średniotygodniowe za cały okres rozliczeniowy Panu Janowi przysługuje 22 h dodatku w wysokości 100%. Jednak należy pamiętać, że za nadgodziny dobowe i nadgodziny w święto pracownik otrzymał już 50% lub 100% dodatku w kwietniu i maju. W związku z tym należy dokonać kolejnych obliczeń.
22 h – (4 h + 8 h) = 10 h
Panu Janowi wraz z przelewem za czerwiec należy doliczyć 10 h dodatku w wysokości 100% wygrodzenia za godziny średniotygodniowe.
Wprowadzenie trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego
Kompetencje w podejmowaniu decyzji dotyczących trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego ma zakładowa organizacja związkowa. W przypadku, gdy firma nie posiada takiej organizacji, pracodawca może samodzielnie ustalić okres rozliczeniowy i określić go w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy.
Zastosowanie narzędzi do planowania i rozliczania czasu pracy
W celu prawidłowego rozliczenia czasu pracy w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym warto skorzystać z programów do planowania i rozliczania czasu pracy, takich jak Kadromierz. Dzięki funkcji rejestracji czasu pracy i automatycznej ewidencji czasu pracy pracodawcy mogą znacznie ułatwić sobie zarządzanie czasem pracy pracowników i uniknąć błędów w rozliczeniach.
